Von der Idee zur Umsetzung: Projektmanagement macht’s möglich

Was ist Projektmanagement?

Gehen wir die Sache mal ganz methodisch an: Projektmanagement umfasst die erfolgreiche Planung, Organisation, Koordination und Überwachung von Projekten, um die gewünschten Ziele innerhalb eines definierten Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen. Klingt etwas trocken? Garantiert nur am Papier! 

Jeden Tag warten zahlreiche große und kleinere Projekte unterschiedlichster Themen und Kunden auf uns – der Alltag ist vielseitig und vielschichtig. Um all diese Aufgaben zu behandeln, braucht es einen zentralen Dreh- und Angelpunkt, der den Gesamtüberblick behält und alle Steps sinnvoll aufeinander abstimmt. Projektmanagement bildet also das zentrale und stabile Fundament, auf dem alle Umsetzungsschritte aufbauen und gibt so die Leitblanken in Richtung Ziellinie vor. 

Warum brauchen wir es? 

Projektmanagement schafft die Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf und versucht Lösungen für mögliche Probleme zu finden, noch bevor sie tatsächlich entstehen. Dadurch wird es auch oftmals von außen nicht bewusst wahrgenommen - ein echter Underdog eben. Egal ob es um die agenturinterne Zusammenarbeit oder um einzelne Projekte geht: ohne klare Übersicht, Priorisierung und Effizienz lässt sich kein Vorhaben positiv gestalten und abschließen. Erst durch Organisation, Struktur und Strategie können Kreativität, Inspiration und Intuition ihre volle Stärke entwickeln. Auch wenn die detaillierte Planung zu Beginn einige Zeit in Anspruch nimmt, spart sie doch am Ende genau diese – Effizienz ist eben King. Um Erwartungen nicht nur gerecht zu werden, sondern sie zu übertreffen und alle Vorgaben, Timings und Budgets einzuhalten ist gutes Projektmanagement - das sich wie ein roter Faden durch alle Teilschritte zieht und ins große Ganze einwebt - unerlässlich. Durch eine perfekte Symbiose aus Kreation, Konzeption und Projektmanagement werden Kampagnen und Werbemaßnahmen für unsere Kunden zum Erfolgsmagnet. 

Für uns bedeutet Projektmanagement aber wesentlich mehr als nur das systematische Lenken von Prozessen und operative Abarbeiten von To-Dos. Um ein Projekt zu verstehen, einzuschätzen und erfolgreich zu planen und abzuwickeln braucht es vor allem eins: Beratung – und die passiert trotz aller technischer Raffinessen noch immer von Mensch zu Mensch. Wir begegnen unseren Kunden auf Augenhöhe und nehmen sie an die Hand, um Risiken und Potentiale zu erkennen und optimale Bedingungen zu schaffen: inhaltlich wie formal. 
 

Geht’s auch ohne? 

Ohne Projektmanagement und Beratung droht Chaos auf allen Ebenen. Durch die fehlende Übersicht könnten Deadlines oder Budgets überschritten werden. Ziele könnten verfehlt und Ressourcen nicht abgerufen oder ausgeschöpft werden. Für uns als Agentur würde der Aufwand stark steigen und für unsere Kunden wäre die Zusammenarbeit und Abwicklung wenig zufriedenstellend. Kurzum: Die Qualität aller Projektschritte und das Resultat würden durch die fehlende Struktur leiden. Crashlandung statt Höhenflug. Denn jeder Teilbereich bedingt sich gegenseitig, färbt aufeinander ab und erzeugt durch seine Nuancen das große Ganze. Die Fäden dieser Vernetzung zu ziehen, ohne dabei zu viel Spannung oder Leerlauf entstehen zu lassen ohne gar einen Knoten zu bilden ist die Kunst des Projektmanagements. 
 

Headway von Unsplash

Die Rolle des Projektmanagers 

Die Rolle eines Projektmanagers nimmt eine elementare Schlüsselposition ein, da er die Schnittstelle zwischen Kunden und allen internen und externen Projektbeteiligten ist. Zu seinem Daily Business gehören Aufgaben wie: laufender Kundenkontakt, Angebotslegung, Koordination und Überwachung von Projektschritten, Timings & Budgets, Konzeption und Durchführung von Präsentationen, die optimale Zuteilung von Ressourcen, Risikomanagement, Troubleshooting und vieles mehr. Nur wenn alle Beteiligten eine klar vorgegebene, durchdachte Strategie verfolgen, können Kreativität und Innovation für Begeisterung sorgen – bei uns und unseren Kunden. 
Gutes Projektmanagement ist außerdem agil: Es gibt nötige, stringente Strukturen vor, impliziert aber auch den Spielraum flexibel, dynamisch und kreativ auf Neues oder Unvorhergesehenes reagieren zu können. 

Durch Know-how, Erfahrung und Gespür denken unsere Projektmanager mit-, weiter- und über den Tellerrand hinaus um proaktiv Zusammenhänge, Effekte und Möglichkeiten auf diversen Ebenen vorausschauend zu berücksichtigen und planen zu können. Wir stellen uns auf die unterschiedlichsten Kundenbedürfnisse und Projektanforderungen ein, agieren mit Weitblick, überprüfen den Status-Quo auf Sinnhaftigkeit und denken schon heute an das nächste Level, um werbewirksame Botschaften richtig zu kanalisieren. 
 

Briefing – Wo alles beginnt 

Projektmanagement beginnt bereits beim ersten Kennenlernen unserer Kunden. Dafür nehmen wir uns Zeit, um ganz präsent zu sein und ein waches Auge und offenes Ohr für Zwischentöne zu haben. Wer das Briefing zu einem rein informellen Besprechungtermin der Hard Facts degradiert, beraubt sich der Möglichkeit den Kunden, die Ziele, die Marke und dessen Botschaft in seiner Essenz zu verstehen. Die Kunst zwischen den Zeilen zu lesen, komplexe Inhalte aufzusplitten und gedanklich fehlende Puzzlestücke zu ergänzen ist für uns Teil von professionellem Projektmanagement. Nur wer die Kundenbedürfnisse und die Bereiche Why, How & What inhaltlich erfasst und sortiert hat, kann beim teaminternen Kick-off-Termin die Weichen für ein Ergebnis stellen, das den Kern punktgenau trifft und den Kunden nicht nur zufriedenstellt, sondern begeistert – denn nicht weniger ist unser Ziel. 

Für alle die das Potential des Briefings noch mehr ausschöpfen und sich dafür Input holen möchten, gibt’s hier ein Whitepaper als Leitfaden zum Download for free.